referent/referentka

Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

referent/referentka do spraw obsługi kancelaryjnej w Biurze Organizacyjno - Budżetowym

40-032 Katowice ul. Jagiellońska 25

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzi obsługę kancelaryjną (w tym również rejestruje korespondencję wymagającą dostępu do informacji niejawnych - zastrzeżoną i poufną) Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach (ŚUW) z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD) w celu dostarczenia korespondencji do klientów wewnętrznych (komórek organizacyjnych) i zewnętrznych Urzędu.
• Prowadzi obsługę składu chronologicznego z wykorzystaniem systemu EZD w celu ewidencjonowania i zarządzania przesyłkami na nośniku papierowym i na informatycznych nośnikach danych, które włączono do prowadzenia wyłącznie w systemie EZD.
• Udziela klientom niezbędnych wskazówek i informacji oraz potwierdza profil zaufany ePUAP celem zapewnienia właściwej obsługi klienta zewnętrznego oraz wsparcia Wieloosobowego stanowiska pracy do spraw obsługi klienta.
• Dokonuje bieżącej kontroli zwracanej korespondencji w celu potwierdzenia prawidłowości wydatkowania środków publicznych oraz stwierdzenia zasadności dokonania przez operatora pocztowego zwrotu.
• Dokonuje reklamacji pocztowych celem potwierdzenia prawidłowości wykonania usługi pocztowej.
• Weryfikuje przyjmowane przesyłki celem potwierdzania operatorowi pocztowemu właściwości adresata.
• Segreguje i rejestruje z wykorzystaniem systemu EZD zwrotne potwierdzenia odbioru (ZPO) celem przekazania ich referentom prowadzącym sprawy.

Warunki pracy

Budynek Urzędu wyposażony jest w windy osobowe oraz pomieszczenia sanitarne dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd (od strony ul. Reymonta). Podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy. Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Stanowisko pracy rotacyjne, zlokalizowane:

- w suterenie budynku (na tym poziomie brak toalety dostosowanej dla osób niepełnosprawnych, utrudniony dostęp/wjazd do pomieszczeń biurowych)

- na parterze budynku (występuje utrudnione podejście do stanowiska pracy).

Praca wymagająca okresowo dźwigania korespondencji pow. 2 kg oraz obsługi wózków platformowych/transportowych, a także obsługi urządzeń biurowych (skaner, drukarki, kopertownica). Praca wymaga transportu korespondencji z placówki pocztowej zlokalizowanej w budynku Urzędu bądź z komórek organizacyjnych Urzędu.

Kontakty zewnętrzne z klientami Urzędu składającymi korespondencję bądź potwierdzającymi jej złożenie, kurierami/pracownikami operatorów pocztowych dostarczającymi korespondencję kierowaną do Urzędu.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

• 
  
• w przypadku składania dokumentów pocztą elektroniczną wymagane w ogłoszeniu oświadczenia podpisz własnoręcznie i prześlij w formie skanów
  
• wzory oświadczeń wymaganych przy składaniu dokumentów znajdują się na stronie internetowej Urzędu: https://suw.bip.gov.pl/wzory-oswiadczen-oraz-zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych/wzory-oswiadczen-oraz-zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych.html
  
• do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego, a dodatkowo do dokumentów potwierdzających wykształcenie dołącz potwierdzenie ich równoważności z odpowiednim polskim dyplomem/świadectwem
  
• nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy
  
• zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu - rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca
  
• informacje o szczególnych potrzebach można zgłaszać: mailowo na adres rekrutacja@katowice.uw.gov.pl, przez eDoręczenia AE:PL-14603-15693-ECFGD-26 lub telefonicznie
  pod numerem telefonu: 322****** lub 32 20-77-245 lub 32 20-77-243. W sprawach dotyczących m.in. dostępności architektonicznej istnieje możliwość kontaktu z koordynatorem ds. dostępności pod numerem tel.: 32 20 77 923 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej: bok@katowice.uw.gov.pl
  
• oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data stempla pocztowego/ data osobistego dostarczenia oferty do Urzędu)
  
• w przypadku wysłania dokumentów drogą elektroniczną decyduje data wpływu do urzędu
  
• załączniki znajdujące się w udostępnionej w Internecie przestrzeni dyskowej (w popularnych chmurach) nie będą pobierane
  
• informację o zakwalifikowaniu Cię do kolejnego etapu naboru oraz o metodach i technikach stosowanych na danym etapie przekażą Ci pracownicy Biura Organizacyjno-Budżetowego z wykorzystaniem danych kontaktowych, które zostały przez Ciebie wskazane
  
• planujemy następujące metody/techniki naboru: każdorazowo przeprowadzana jest rozmowa kwalifikacyjna, dodatkowo zakładamy możliwość przeprowadzenia rekrutacji z podziałem na etapy, np.: test wiedzy merytorycznej i/lub praktyczne zadanie sprawdzające wiedzę i umiejętności potrzebne do wykonywania zadań na ww. stanowisku
  
• zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim w Katowicach obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych. Informacje na jej temat można znaleźć pod adresem: www.katowice.uw.gov.pl/usluga/skargi-wnioski-petycje/zgloszenia-sygnalistow
  
• oferty kandydatów/kandydatek będą przechowywane nie dłużej niż przez okres 3 miesięcy od daty zatrudnienia wybranego kandydata/wybranej kandydatki w naborze. W okresie tym, jeśli brałeś udział w procedurze naboru masz prawo ich odbioru. Po upływie ww. okresu złożone dokumenty aplikacyjne będą niszczone
  
• osoba wybrana przez Dyrektora Generalnego Urzędu do zatrudnienia będzie zobowiązana (przed nawiązaniem stosunku pracy) do złożenia oświadczenia lustracyjnego lub informacji o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego (zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944 – 1990 oraz treści tych dokumentów). Obowiązek ten dotyczy osób urodzonych przed dniem 1 sierpnia 1972 r.
  
• docelowe wynagrodzenie zasadnicze wynosi 6 132 zł. Z chwilą zatrudnienia stawka docelowa jest obniżana o 10% na czas wdrożenia się w samodzielną realizację zadań (podwyżka jest możliwa najwcześniej po 3 miesiącach na wniosek przełożonego).
  
• opiekunem naboru jest Adriana Jankowska - kontakt: 322******/ jankowskaad@katowice.uw.gov.pl
  
• Pracę możesz rozpocząć od: 2026-06-01      
  

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego

pozostałe wymagania niezbędne:

• szczególne uprawnienia: poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub wyżej wydane przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Służbę Kontrwywiadu Wojskowego lub Pełnomocnika Ochrony, z wyjątkiem poświadczenia bezpieczeństwa wydanego w wyniku prowadzonego postępowania sprawdzającego przez jednostki, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 632 z późn. zm.) lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych
• znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• znajomość rozporządzenia PRM ws. instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• znajomość języków obcych: znajomość języka angielskiego na poziomie podstawowym
• znajomość rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
• radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, orientacja na klienta

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub wyżej wydanego przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Służbę Kontrwywiadu Wojskowego lub Pełnomocnika Ochrony, z wyjątkiem poświadczenia bezpieczeństwa wydanego w wyniku prowadzonego postępowania sprawdzającego przez jednostki, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 632 z późn. zm.) lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracyoświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru na stanowisko referenta/referentki ds. obsługi kancelaryjnej w zakresie wykraczającym poza katalog danych określonych w Kodeksie pracy oraz wynikających z ustawy o służbie cywilnej
Dokumenty należy złożyć do: 2026-04-30
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Śląski Urząd Wojewódzki ul. Jagiellońska 25, 40 - 032 Katowice (osobiście ofertę można złożyć w Kancelarii Urzędu, p. 121 na parterze budynku)
z dopiskiem na kopercie ,,Oferta pracy – Referent/referentka do spraw: obsługi kancelaryjnej w Biurze Organizacyjno - Budżetowym”. Dokumenty aplikacyjne można również wysłać przez eDoręczenia: AE:PL-14603-15693-ECFGD-26

Uwaga: załączniki znajdujące się w udostępnionej w Internecie przestrzeni dyskowej (w popularnych chmurach) nie będą pobierane